Qual é o melhor aplicativo para a gestão do meu tempo?

* Por Matheus Miranda em 02 de outubro de 2017

Bem sabemos que o futuro das relações de trabalho será nesse formato que tanto amamos na vida de nômade digital: trabalho remoto sem a pressão de cumprir uma rotina ou horário. Porém, se por um lado isso soa tão maravilhoso, por outro, dá um arrepio só de pensar em como fazer uma gestão do tempo mais produtiva e menos maçante.

Desde quando decidi trabalhar com processos criativos e gestão com profissionais autônomos uma pergunta sempre assombra clientes e amigos: existe um aplicativo ou alguma ferramenta mais adequada para a gestão do tempo e das tarefas? A resposta da maioria de pessoas que aparentemente já superaram essa preocupação é sim. Porém, nos deparamos com uma infinidade de aplicativos e técnicas que parecem ser de outro mundo e que dá certo para todo mundo menos pra gente.

Como resolver isso?

A resposta para essa pergunta, que vale mais de um milhão de reais, é mais simples e óbvia do que parece. O problema na escolha de um aplicativo, ou algum método, dos sonhos para resolver o problema do tempo não está no tempo, mas sim na gestão do próprio processo.

Eu vou explicar melhor. Imagina que você tem um único serviço para vender e, de forma hipotética, uma única venda ou cliente. Você oferece o serviço de lavagem de carro, por exemplo. Quando essa pessoa te chama, você vai lá e lava o carro dela. Até aqui é tudo muito fácil e muito simples, mas digamos que você começa a aceitar mais de um cliente e você começa a lavar mais de um carro por vez. Como você conseguiria administrar esse escalonamento de serviço?

O que muitos pensam primeiramente é em adquirir algum app para facilitar nessa gestão. Essas pessoas não estão erradas, a tecnologia está aí para nos ajudar a melhorar nossa vida tanto pessoal quanto profissional. Porém, antes de pensar em baixar algum aplicativo em seu celular eu recomendo seguir alguns passos muito simples que ajudarão a você identificar qual o melhor aplicativo ou se realmente é necessário algum. Então veja quais são esses passos.

• 1º Faça um workflow, ou fluxograma, de todas as etapas do serviço que você oferece.

No nosso exemplo, o serviço de limpeza de carro não é uma coisa única. Ele pode ser divido em diversas etapas. Por exemplo, ele pode ser dividido em:

Recebimento do carro >> manobra no ponto de lavagem >> fechamento de portas e vidro >> molhar >> ensaboar >> molhar >> ensaboar de novo >> molhar >> secar >> acabamento.

Pronto, aqui já temos um fluxo de etapas de serviço de trabalho que a partir dele você pode verificar quais tarefas agregam valor e quais são desnecessárias. Nesse nosso fluxo, por exemplo, será que é realmente necessário dois enxagues?

Essa primeira e simples atividade é que dará suporte para inúmeras futuras decisões. Na sequência veremos algumas delas.

• 2º Faça a cronometragem das etapas.

A partir do momento que as etapas dos seus serviços estão bem definidas você já pode mensurar o tempo médio de execução de cada uma delas. Essa técnica é importantíssima para você poder inclusive dimensionar um preço mais adequado para o serviço. Quando você tem a noção exata da média de tempo que você leva para concluir cada etapa, fica mais fácil dar aquele desconto para o cliente que não se importa em receber uma porção menor do seu serviço desde que pague um pouquinho menos.

• 3º padronize todos os seus serviços.

Ampliando a técnica acima você pode padronizar e criar fluxo para todos os seus serviços. Se você for um designer por exemplo e oferecer serviço de criação de marca, gestão de marca, criação de materiais de divulgação entre outros, você pode criar um fluxo de processo para cada um dos seus serviços e assim ter uma compreensão muito melhor do tempo que cada um deles toma do seu dia.

• 4º Comece a gerenciar tarefas e não serviços.

A partir desse momento você já tem domínio de todas as tarefas que você executa para cada serviço. No nosso exemplo, podemos considerar que a partir desse momento nosso empreendedor já está consciente de quantos carros ele pode lavar por dia. Sendo assim, pode ocorrer uma demanda de serviço sem necessariamente o aumento da fila de espera. Como isso é possível?

Para cada serviço que cair na “linha de produção” ele é decomposto nas tarefas que o compõe. Logo ao invés de lavar um carro, o que teremos é a sequência de atividades:

Manobra no ponto de lavagem >> fechamento de portas e vidro >> molhar >> ensaboar >> molhar >> secar >> acabamento

Suponhamos que seja necessário um tempo de espera do carro ensaboado para o produto agir melhor antes de secar e esse tempo seja menor ou igual o tempo de manobrar o carro. Nessa etapa , poderíamos usar esse tempo para já posicionar outro carro no ponto de lavagem. Como controlamos tarefas e não teríamos problema algum em administrar dois ou diversos processos ao mesmo tempo, até mesmo através de uma planilha simples, como a abaixo:

Através dessa simples ferramenta já não fica mais fácil ter uma noção de onde estamos trabalhando em cada processo? Além disso, é possível oferecer somente porções do serviço, como o acabamento para aquelas pessoas que preferem lavar o carro em casa mas detestam passar cera. É somente a partir desse entendimento que passamos a trabalhar a Gestão do tempo e quais ferramentas podem auxiliar no controle e determinação de prioridades.

• 5º Encontre uma ferramenta que atenda a gestão das tarefas e não do tempo.

Isso mesmo, quando você adquire a compreensão cirúrgica das tarefas que compõem as suas atividades, aí sim você pode buscar por alguma ferramenta que auxiliará você nessa função. A gestão do tempo, então, vira um brinde, um bônus e nada mais.

Essa é uma dica de como melhorar a gestão do seu negócio, seja ele serviço ou não. Existe dentro das teorias de gestão milhares de alternativas para facilitar o dia a dia do empreendedor e elas podem (e devem) ser aplicadas dentro dos negócios de forma orgânica e que realmente agreguem valor para o empreendedor. Tirar o peso que as palavras gestão, tempo e escalonamento aparentemente têm é o começo para começar a administrar com mais leveza e diversão.

Imagens: Google,

Matheus Miranda é um nômade digital criador da empresa Gestão para Criativos. Através dela, ele trabalha com empreendedores criativos ajudando-os a tirar esse peso da gestão das costas e ver como algo leve e divertido! Apaixonado pela escrita é membro idealizador do blog SER E SÓ. Leonino com a lua em virgem, estudou Logística além de viajar apaixonadamente pelo comércio exterior, e por projetos com processos criativos e de co-criação. Entende que entre livros, vinhos e pessoas está o supra sumo do universo e o que vem em seguida disso é de regalo extra da maravilhosa vida. Você pode acompanhar suas dicas pela sua Fanpage ou pela página do seu blog.